Pensi di non aver bisogno di creare dei processi aziendali perché la tua startup è appena avviata e composta da pochi membri?
Stai sottovalutando un aspetto importante, sul quale è fondamentale iniziare a lavorare fin da subito, anche per le startup, al fine di strutturare dei processi aziendali efficaci.
Tutti i tipi di aziende, da quelle più grandi e strutturate fino alle piccole imprese, possono trarre vantaggio dalla gestione e ottimizzazione dei processi.
La mappatura dei processi aziendali permette, infatti, di rendere ancora più efficace ed efficiente il lavoro dei diversi reparti interni all’azienda, per ottenere un output sempre migliore.
Cosa sono i processi aziendali e perché sono così importanti
I processi aziendali sono un insieme di attività, svolte internamente ad un’azienda, che sono collegate tra loro e che puntano ad uno stesso obiettivo.
Un esempio di processo aziendale può essere tutto ciò che riguarda la consegna di un prodotto o servizio ad un cliente. Anche la gestione stessa dell’azienda può essere vista come un processo, perché prevede diverse azioni con lo scopo finale di farla funzionare al meglio.
Una corretta gestione dei processi aziendali permette un’organizzazione più efficiente, portando miglioramenti sia dal lato produttivo che qualitativo.
Le aziende “tradizionali” seguono una logica funzionale:
-l’azienda viene suddivisa in reparti (marketing, amministrazione, vendite, etc.),
-ogni dipendente o collaboratore viene inquadrato in un reparto dove svolge una serie di attività,
-si migliora l’efficacia della singola funzione.
In realtà il cliente finale non pone attenzione ai processi interni, egli vede ed è interessato soltanto al risultato complessivo. Preme perché venga raggiunto nel miglior modo possibile, in tempi sempre più rapidi e con un maggior risparmio di denaro.
Ma come abbiamo detto l’ottimizzazione dei processi porta proprio ad un risparmio di tempo e di soldi, che andrà ovviamente ad impattare in maniera positiva proprio sul risultato finale che interessa al cliente. Ecco perché ogni impresa dovrebbe puntare a migliorare ed ottimizzare, attraverso dei processi aziendali efficaci tenendo conto la totalità delle attività necessarie a raggiungere l’obiettivo, senza ragionare a compartimenti stagni.
Per fare questo ci viene in aiuto la mappa dei processi: uno strumento indispensabile per avere una visione globale dell’azienda.
La mappa dei processi
La mappa dei processi aziendali uno schema utile a stabilire le relazioni tra processi e sottoprocessi, il tutto inquadrato in un unico flusso di lavoro.
Per ottenere questa mappa è necessario, come prima cosa, suddividere i processi in 3 macro categorie:
- Processi strategici. Sono quei processi che servono a definire la direzione verso cui muoversi. Sono spesso stabiliti dai vertici aziendali che si occupano di fissare gli obiettivi e le metriche da monitorare, oltre a elaborare le strategie da attuare.
- Processi operativi. Riguardano essenzialmente la produzione di prodotti o servizi, a livello pratico. Sono, ad esempio, il processo di progettazione, di vendita o quello produttivo.
- Processi di supporto. Consentono di rendere più efficienti i processi operativi. Processi di supporto sono, per esempio, i sistemi informativi, la manutenzione dei macchinari e della strumentazione, la formazione del personale.
Dopo aver effettuato questa prima distinzione, è necessario andare a scomporre ancora i processi in sub-processi, che a loro volta comprendono più attività.
La singola attività, quindi, è la parte più piccola di questa mappa e costituisce la particella che non è possibile scomporre ulteriormente.
Una volta creata una mappa dei processi completa, si avranno ben chiare in mente tutte le relazioni tra i vari reparti e le funzioni, in questo modo è possibile da verificare che non ci siano sprechi di risorse o di tempo tra un sub-processo e l’altro.
Se viene individuato qualche spreco, è sufficiente apportare modifiche, testarle e, qualora efficaci, renderle permanenti.
L’ottimizzazione dei processi è una parte fondamentale del Growth Hacking, che ha come fine quello di far crescere ogni azienda o startup in modo intelligente, veloce ed efficace.
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5 step per creare dei processi aziendali efficaci
La mappa dei processi, e in generale la gestione e ottimizzazione dei processi aziendali, rende l’impresa o la startup sempre più efficiente e migliore.
La metodologia di gestione dei processi aziendali segue 5 step, che possono essere applicati sia da chi non ha ancora una mappa dei processi, che da chi già lavora su questo fronte e vuole migliorare ulteriormente.
Ecco quali sono i 5 step che puoi applicare per creare dei processi efficaci.
- Progettare e analizzare i processi. Se una mappa dei processi ancora non esiste, è arrivato il momento di crearla, analizzarla e studiarla attentamente, valutando efficienze e problematiche, oltre all’impatto che queste ultime hanno sull’attività produttiva.
- Creare un modello. Un modello è un processo elaborato e schematizzato in modo ottimale. Chiaramente, sarà necessario adattarlo a tutti i possibili scenari che potrebbero verificarsi, ma si tratta comunque di un buon punto d’inizio per avere un’idea ben definita di come dovrebbe essere.
- Applicare le modifiche. È questo il momento in cui andare ad implementare le modifiche, annotando anche i motivi per cui si è scelto di proseguire con quel metodo. In questo modo, sarà semplice comprendere il motivo di alcune scelte, senza rischiare di fare dei passi indietro e commettere gli stessi errori.
- Misurare i risultati. Prenditi il tempo per attuare le modifiche e monitorare i risultati, attraverso delle metriche che avrai stabilito, per verificare se il nuovo processo funziona meglio. Generalmente si prende in considerazione la riduzione dei costi o dei tempi di produzione.
- Ottimizzazione. Se il nuovo processo funziona, non è detto che non si possa fare nient’altro per migliorarlo ancora. L’ottimizzazione dei processi aziendali è un’attività continua, che può portare sempre a nuovi sbocchi, nuovi stimoli e nuove strategie.
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