I Project Management Tools, possono essere la soluzione alle esigenze di coordinamento e gestione, per ogni tipo di attività.
Gestire uno o più progetti può diventare complicato, soprattutto se i team che se ne occupano lavorano da remoto e magari ognuno ha la necessità di svolgere tasks assegnati a diversi progetti.
Per non rischiare di creare confusione ed avere sempre tutto sott’occhio, vengono in nostro aiuto i project management tools.
Si tratta di potenti software, generalmente dall’interfaccia intuitiva, che ospitano al loro interno diverse funzioni.
Attraverso questi tools, è possibile creare i diversi progetti ed assegnare ad ognuno un team di lavoro, per poi andare a spacchettare la totalità dei compiti da eseguire.
La maggior parte, offre una versione gratuita, utilissima per testarne le varie funzioni e vedere se è il tool che fa al caso nostro.
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Vediamo, adesso, quali sono i 3 migliori project management tools e quali sono le loro peculiarità.
ClickUp: uno dei project management tools più completo
Tra tutti i project management tools, ClickUp è quello più adatto ai team che hanno bisogno di dividersi non soltanto i task, ma anche i diversi progetti.
ClickUp è pensato per aziende medio-piccole, e la sua interfaccia permette di gestire facilmente più progetti in contemporanea.
Si parte dalla definizione di un team di lavoro, a cui il software attribuisce uno spazio virtuale.
All’interno del proprio spazio, il team può andare a definire vari progetti. Ogni membro del team può, quindi, seguire in parallelo più progetti contemporaneamente, svolgendo i tasks ed assegnandoli ad altri.
Dentro ad ogni progetto, è possibile creare delle liste, che a loro volta racchiudono i singoli tasks.
Ad ogni task, si possono attribuire delle caratteristiche, che vanno a definirlo al meglio.
Oltre ad assegnarlo ad uno o più membri del team, si può inserire una data di scadenza, una priorità, dei commenti ed uno stato, che va ad indicare l’avanzamento del progetto.
Già ad una prima occhiata, è semplice intuire a che punto è il lavoro, ed ogni schermata è altamente configurabile in base alle proprie esigenze.
Ad esempio, si possono aggiungere altre colonne ai tasks per inserire ulteriori informazioni, e caratterizzare ogni aspetto con un colore.
Sicuramente, ClickUp è uno tra i project management tools più completi in assoluto, ma, ad un primo impatto, potrebbe non risultare così intuitivo, per via del gran numero di funzioni che mette a disposizione.
Il suo punto di forza, è la possibilità di gestire in modo davvero molto dettagliato, ogni singolo task, avendo sempre una visione d’insieme dei progetti e dello stato di avanzamento di ognuno.
Inoltre, è disponibile un’app per smartphone da scaricare, per avere sempre tutto a portata di mano.
Per quanto riguarda il pricing, esiste un piano Free forever, che ha come unico limite i 100 Mb di spazio a disposizione.
Per i piccoli progetti possono essere più che sufficienti, mentre per avere ulteriore spazio e maggiori features, è possibile passare al piano a pagamento, che non è comunque tra i più costosi del settore.
Slack: tra i project management tools pensati per la comunicazione
Anche Slack è uno tra i project management tools più utilizzati al mondo.
Il piano Free Forever ha delle limitazioni per quanto riguarda lo spazio, 5 Gb, e per la cronologia dei messaggi salvati.
Il piano Standard, invece, ha un prezzo di poco più alto rispetto a ClickUp, ma con altrettante utilissime funzioni.
La principale differenza con ClickUp, sta nel fatto che Slack nasce per facilitare la comunicazione tra i membri del team. Infatti, mette a disposizione, già dal piano Free, la possibilità di fare call 1-to-1, oltre alla chat.
Nei piani a pagamento, questa possibilità si estende ad un numero maggiore di persone.
All’interno di Slack è possibile creare dei “channels”, a cui aggiungere i diversi membri del team che parteciperanno a quel progetto.
Si tratta di stanze virtuali, all’interno delle quali ci si possono scambiare messaggi, ma anche file e documenti di ogni tipo, fino a condividere snippet di codice in diversi linguaggi.
Naturalmente, ogni membro del team può prendere parte a più progetti contemporaneamente.
Anche questo software di project management, presenta un’app per mobile ma, a differenza di ClickUp, non è possibile assegnare tasks a singoli membri, nè inserire commenti o date di scadenza.
Altro aspetto positivo di Slack, sono le integrazioni con diversi servizi web e app, sia per la gestione dei file, che per il marketing, che per lo sviluppo, oltre a comunicare con numerose applicazioni per la produttività, il design e i social media.
Trello: il tool che facilita la collaborazione
Tra tutti i project management tools, Trello si configura più come un task management, perché un po’ carente sulle funzioni utili all’amministrazione, alla gestione dei tempi e dei costi.
Rimane, però, un ottimo strumento per tutti quei team che hanno la necessità di tenere sotto controllo l’avanzamento dei progetti.
L’interfaccia particolarmente intuitiva, infatti, permette di creare progetti sotto forma di tabelle configurabili.
Ogni colonna ospita un diverso task, ed ogni membro del team, svolgendo il proprio compito, avanza nella tabella da sinistra verso destra.
Ad ogni task è possibile attribuire uno stato di avanzamento, in modo da spostare il compito nella lista corretta.
Le liste, di default sono 3: “da fare”; “in svolgimento” e “completato”, ma è possibile aggiungerne altre in base alle necessità.
Già ad una prima occhiata, quindi, è semplice capire a che punto è il progetto e quali task sono più indietro.
Anche Trello, dà la possibilità di impostare una data di scadenza per ogni task, aggiungere commenti ed allegare files.
I membri del team che vengono aggiunti ai diversi progetti possono anche andare a modificarli, mentre, scegliendo l’ “attivazione pubblica”, chiunque possieda il link può visualizzare il progetto.
Naturalmente, esiste anche la modalità privata, per permettere la visualizzazione e la modifica soltanto a chi è stato aggiunto manualmente al progetto.
Questo tool è stato sviluppato in diverse versioni, sia desktop che App Mobile per iOS e Android.
Non manca la possibilità di integrarlo con altri software esterni, ma nella versione Free questa opzione è limitata a poche estensioni, così come gli allegati possono pesare al massimo 10 MB.
I prezzi delle versioni successive, risultano in linea con le tariffe della concorrenza, ed assicurano maggiore sicurezza dei dati e della privacy, rispetto alla versione gratuita.
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