Quando si inizia a lavorare in una startup, oltre ad avere una buona idea, ci vuole una sana e innovativa organizzazione.
Se ti stai chiedendo come gestire un progetto startup ti trovi nel posto giusto.
ll project management (gestione del progetto) è definito come “l’applicazione, a opera del project manager, di conoscenze, strumenti e tecniche all’insieme delle attività che costituiscono un progetto, al fine di permetterne il conseguimento degli obiettivi”
(Fonte: Project Management Body of Knowledge).
Il project manager si occupa quindi di avviare, monitorare e chiudere/ portare a termine un progetto.
Lo stesso vale per le startup? Sai come gestire un progetto startup?
Come gestire un progetto: Il metodo seguito da Grownnectia
Gestire una startup dal giorno zero è molto complicato, specialmente se si ragiona da azienda tradizionale, con un sistema chiuso e poco innovativo. Niente paura, con le indicazioni che ti darò più avanti faremo ordine tra la moltitudine di task da affrontare in un periodo che definiamo di “start-up”.
La prima regola è: adattamento
Adattarsi sì, adattarsi al cambiamento costante del progetto è tra le prime regole che un buon project manager deve fissarsi in mente, per quanto possa sembrare banale è bene sapere che l’imprevisto in una startup è all’ordine del giorno.
La seconda regola è: avere una visiona comune
Al di là del settore di appartenenza, il team deve avere la stessa vision e seguire un primo piano operativo con milestones precisi e pondarati scrupolosamente dal project manager. Spesso, molti membri del gruppo lavorano già in altre aziende, ma grazie ad una buona gestione riescono a concentrarsi e trovare il tempo per trasformare l’idea in una concreta opportunità di crescita.
Come sai, in Grownnectia utilizziamo come primo metodo The Startup Canvas, il framework di 12 building blocks che scandisce i primi passi operativi. Se ancora non lo conosci, ti consigliamo di approfondire in questo link.
La terza regola è: avere un mentor che condivida idee con il project manager
Perché dovresti avere un mentor?
Il project manager, oltre a gestire il team e le attività all’interno della startup, secondo la nostra visione, deve (e non dovrebbe) sempre essere seguito da un mentore.
I mentor che affiancano le nostre startup sono esperti del settore, definiscono le linee guida a seconda del mercato di riferimento e suggeriscono al project manager come portare avanti una linea comune o meglio un fil rouge tra l’interno della startup e l’esterno del mondo.
Tutte le startup dei nostri percorsi di accelerazione (validation, pre seed, traction) seguono delle sessioni settimanali e mensili con il mentor e PM, sia per allinearsi sugli obiettivi portati a termine che per pianificare i prossimi.
Dopo aver definito un piano lineare e aver portato a termine i primi obiettivi (fase di avvio), si monitorano i risultati.
Come monitorare e gestire un progetto startup attraverso dei tool specifici
Il piano operativo è in linea con quanto definito inizialmente?
C’è comunicazione tra i membri del team?
Il risultato è ancora rilevante per la fase del progetto in cui ci troviamo?
Un project manager, per ogni fase del progetto, dovrà ripetersi con sprint di due settimane queste domande, ma soprattutto dovrà monitorare KPI e metriche (specialmente quelle di crescita). Un project manager sa riconoscere un risultato errato, una nuova pianificazione a seguito dei primi risultati è un’altra attività costante del pm.
Ci sono vari tool che ci permettono di monitorare costantemente il lavoro del nostro team, quelli da tenere sempre nel “taschino” sono principalmente tre: Asana, Trello e Slack.
ASANA è un tool gratuito strutturato in 4 livelli
- Organizzazione: il gruppo di lavoro con il quale ti iscrivi via e-mail;
- Team: sottoinsieme dell’organizzazione, tutti i membri parte dell’azienda o del progetto;
- Progetto: contiene tutti i compiti da portare a termine relativi ad un determinato progetto;
- Task: può far riferimento a qualsiasi azione relativa al progetto.
Trello, altro tool che si può utilizzare al posto o in contemporanea ad Asana
Trello si basa sul sistema Kanban, un metodo per organizzare il lavoro e renderlo più produttivo. Kanban, termine giapponese, significa cartello, è infatti il cartello l’unità base di Trello.
Trello ti fa visualizzare i compiti in forma di piccoli cartelli (ossia schede) che vengono inseriti in diverse liste su una bacheca:
Bacheca: rappresenta il tuo progetto di lavoro;
Liste: sono le diverse fasi in cui viene organizzato un progetto (to do, doing, done);
Scheda. È l’equivalente del task di Asana e può essere spostata da una lista all’altra. In ogni scheda si possono lasciare commenti, caricare allegati, aggiungere checklist, segnare la scadenza entro cui il compito deve essere svolto, invitare altri membri del gruppo e molto altro! (Fonte: Auxilia)
Slack, per gestire la comunicazione interna
Slack è lo strumento più utile per gestire la comunicazione di più team di uno stesso progetto o di progetti separati. In azienda lo utilizziamo per comunicare ogni giorno con le nostre startup e per coordinare il team.
Nella versione base di Slack abbiamo:
- Archivi fino a 10k di messaggi.
- Hai uno storage di 5GB per team.
- Puoi integrare fino a 10 servizi (Dropbox, GitHub, Google Drive, Hangouts, Twitter o altro).
In conclusione, un responsabile di progetto è la chiave per determinare la buona riuscita di un progetto, è una fonte d’ispirazione per il team e una certezza per puntare alla scalabilità e l’espansione della stessa startup.
Nella prossima parte parleremo delle caratteristiche e soft skills di un project manager, inoltre, ti mostreremo il metodo PDCA che utilizziamo per seguire i nostri programmi di accelerazione.
Intanto, ti suggerisco anche di approfondire i problemi in fase pre seed a questo link.
Hai un’idea e vuoi sapere come gestire il tuo progetto fin dai primi passi?
